Ein Beitrag von Dr. Uwe-Klaus Jarosch, November 2025
Wissensmanagement ist ein Thema, das in vielen Unternehmen nur in Sonntagsreden stattfindet. Da wird darüber gesprochen, dass die Mitarbeitenden und deren Wissen der wertvollste Schatz des Unternehmens sei. Und bei den ersten Anzeichen einer Krise werden Mitarbeitende freigestellt oder entlassen, ohne sich darum zu kümmern, dass deren KnowHow irgendwie im Unternehmen bleibt.
Betriebswirtschaftliche Zahlen sind dann der einzig gültige Maßstab – und der Wert des Wissens im Unternehmen ist typisch kein relevanter Wert.
Dabei stellt sich zunächst die Frage, was Wissen im und für ein Unternehmen ist.
Sie haben sicherlich schon einmal von der Kette
Zeichen – Daten – Informationen – Wissen
gelesen.
Zeichen
Zeichen sind die kleinste Einheit, wie die Buchstaben in einem Wort oder die Bits in einem digitalen Datensatz. Erst mehrere Zeichen oder Zeichen in einem bestimmten Kontext lassen Daten entstehen.
Daten
Daten sind Aufzeichnungen von Fakten, Zahlen, Worte zu Ereignissen, Berechnungen oder Beobachtungen. Man spricht auch von ungeordneten Informationseinheiten.
Informationen
Informationen sind Zusammenführungen von Daten. So kann eine Reihe von Worten einen Satz bilden, der eine verständliche und zuordenbare Information bildet. Mehrere Daten als Datensatz ermöglichen z.B. wann wo wie das Datum erhoben wurde und es können Zusammenhänge zwischen Daten erzeugt werden. Die Daten werden dazu zu Informationen geordnet, organisiert, interpretiert oder in einen Kontext gesetzt, sodass die Informationen verstanden und genutzt werden können.
Wissen
Wissen basiert auf Informationen. Aber nur die Verfügbarkeit großer Mengen von Informationen ist noch kein Wissen. Dazu sind zusätzlich Zusammenhänge, Konditionen, Wenn-Dann-Bedingungen zu beschreiben, unter denen Handlungen und Entscheidungen unterstützt bzw. angewiesen werden.
Für ein Unternehmen ist Wissen das Regelwerk, das empfiehlt (kann, soll) oder einfordert (muss), was unter bestimmten Randbedingungen wie gemacht werden soll. Es handelt sich um Anweisungen zum Handeln.
Es ist daher für jedes Unternehmen nötig, Aufwand zu treiben (Zeit und Geld), um solche Regelwerke zu erarbeiten und auf Stand zu halten.
Auf diese Erfassung, Weitergabe und Nutzung von Wissen zu verzichten, bedeutet, dass Abläufe nicht (mehr) stabil und zuverlässig stattfinden. Das ist aber die Grundlage eines jeden Unternehmens, sowohl für betriebsinterne Effizienz als auch für den Auftritt zum Kunden.
Management-Systeme sind auch nichts anderes als Wissensspeicher, um die betriebsinternen Abläufe verbindlich zu beschreiben und den Zugriff auf dieses Wissen für alle Mitarbeitenden zu organisieren.
Wenn sie im Management-System Prozesse des Unternehmens abbilden, dann ist dies nichts anderes als ein Regelwerk, wie die Abteilungen in einer vorgegebenen Situation eine abgegrenzte Aufgabe gemeinsam erledigen sollen.
Eine Arbeitsanweisung ist vergleichbar zu einer Prozessbeschreibung die verbindliche Handlungsanweisung, wie eine abgegrenzte Tätigkeit innerhalb der Abteilung oder Arbeitsgruppe ausgeführt werden muss, um bei jeder Wiederholung durch jede der möglichen Mitarbeitenden zu einem vergleichbaren Ergebnis zu kommen.
Ein Unternehmensstandard beschreibt als verbindliches Regelwerk, wie Methoden oder Abläufe anzuwenden sind. Solche Standards werden meist von Experten formuliert, die ihre Kenntnisse (Informationen) ordnen und strukturiert dokumentieren. Es werden typische Situationen, Bedingungen beschrieben. Unter diesen Bedingungen sind folgende Möglichkeiten des Handelns nach den vorliegenden Erfahrungen auszuführen. Es kann und sollte zwischen verpflichtenden und empfohlenen Anweisungen klar unterschieden werden.
Vorlagen und Checklisten bilden ebenfalls die Erfahrungen der Vergangenheit ab. Und sie sind ebenfalls Handlungsanweisungen in vorgeplanten Situationen, so z.B. das Ausfüllen eines Formulars oder die systematische Abarbeitung der Checkliste.
Ob solche Handlungsanweisungen nur mündlich vereinbart sind, schriftlich auf Papier oder als Datei festgehalten sind oder in der Situation digital aufgerufen und abgearbeitet werden, es bleibt Wissen, das als Regelwerk im Unternehmen verfügbar ist und in aller Regel auch durch das Management autorisiert wurde.
Dieses Wissen im Unternehmen wird nur dann wirksam, sprich im Alltag und im wirtschaftlichen Ergebnis sichtbar, wenn das Wissen genutzt wird. Dazu müssen die Mitarbeitenden das Wissen, die Regeln kennen und leichten Zugriff haben. Dazu gehören Schulungen, die dieses Wissen den Menschen zur Kenntnis bringen und – wichtiger noch – die Menschen befähigen, das Wissen richtig anzuwenden.
Zur Nutzung gehört, dass die Verbindlichkeit des Wissens gewahrt bleibt. Es nutzt dem Unternehmen nichts, Regelwerke zu erarbeiten und zu schulen, wenn sich danach niemand bzw. nicht jeder daran hält. Die Einhaltung der Regeln ist daher – aus meiner Sicht – ein wesentlicher Teil von Wissensmanagement. Und diese Einhaltung bedeutet, dass speziell Vorgesetzte und Teammitglieder mit darauf achten und die Einhaltung einfordern.
Regeln können natürlich auch alt, falsch oder für die aktuelle Situation nicht angemessen sein. Dann ist das Wissen, das in der Regel steckt, hier nicht anwendbar.
Menschen sind gut darin, solche unpassenden Situationen auszugleichen. Sie improvisieren. Sie ändern die Regeln. Sie machen sich ihre eigenen Regeln oder finden Begründungen für sich, die bestehenden Regeln nicht zu beachten. Daraus entstehen dann typische menschliche Fehler.
Jetzt bleibt, dieses Wissen auch verpflichtend anzuwenden.
Das gilt für jedes Unternehmen, egal ob es forscht oder entwickelt, produziert oder Dienste leistet. Auch macht es keinen grundlegenden Unterschied, ob intern konventionell, autoritär oder in flacher Hierarchie, ob prozessorientiert oder agil gearbeitet wird.
Ebenfalls gilt für jedes beliebige Unternehmen, dass Wissen sich wandelt. Soll die Wissenssammlung anwendbar bleiben, muss sie auf Stand gehalten werden.
Das möchte ich unter dem Stichwort „Lessons Learned“ an anderer Stelle behandeln.
Fazits:
Bleiben Sie neugierig.
Uwe Jarosch